Comisiwn y Cynulliad
Assembly Commission

NAFWC 2011(Papur 4)
Cyfathrebu’n effeithiol ag Aelodau’r Cynulliad

Dyddiad:     16 Mehefin 2011
Amser:        13.00
Lleoliad:      Ystafell gynadledda 4B
Awdur a rhif cyswllt: Craig Stephenson, estyniad 8230

Cyfathrebu’n effeithiol ag Aelodau’r Cynulliad

1.0    Diben a chrynodeb o’r materion

1.1    Mae’r papur hwn yn ceisio barn Comisiwn y Cynulliad am y camau a gynigiwyd i gyfathrebu gwaith y Comisiwn y Cynulliad i Aelodau’r Cynulliad yn fwy effeithiol yn y Pedwerydd Cynulliad. Mae’r cynigion a nodir yn y papur hwn yn cynyddu rôl yr ysgrifenyddiaeth yn hyn o beth, gan ganiatáu i’r Comisiynwyr ganolbwyntio ar yr elfennau o’u rôl sy’n ymwneud â strategaethau a gwneud penderfyniadau.  

2.0    Argymhellion

2.1    Gofynnir i Gomisiwn y Cynulliad gytuno ar y cynigion a nodir ym mharagraffau 5.1 – 5.4.

3.0    Trafodaeth

3.1    Yn 2009-10, cynhaliwyd arolwg bodlonrwydd ymysg Aelodau’r Cynulliad. Rhoddwyd adborth gan 31 Aelod, yn ogystal â’u staff cymorth, ar y gwasanaethau a ddarparwn ar eu cyfer. Yn ystod y trafodaethau hynny daeth yn amlwg fod nifer o Aelodau yn anfodlon â’r lefel o adborth ac ymgynghori a wneir cyn gwneud penderfyniadau ar waith y Comisiwn. Yn ogystal, cyfarfu’r Prif Weithredwr a Chlerc ag arweinwyr y pleidiau o dro i dro, a chafwyd adborth tebyg yn ystod y trafodaethau hynny.

3.2    Roedd nifer o gamau mewn lle eisoes i rannu gwybodaeth â’r Aelodau a chafodd y rhain eu cryfhau o ganlyniad i’r adborth. Nawr mae gennym gyfle i ymgysylltu â’r Aelodau ar waith y Comisiwn mewn modd mwy rhagweithiol ac mae’r paragraffau a ganlyn yn manylu ar y cynigion hynny.  

4.0    Camau a gymerwyd hyd yn hyn

4.1    Mae’r pwyntiau a ganlyn yn rhoi crynodeb o’r camau a gymerwyd yn y Trydydd Cynulliad, a bwriedir i’r rhain barhau:

· cyfarfu’r Prif Weithredwr ag arweinwyr yr wrthbleidiau i drafod nifer o faterion cyfredol a pharhaus. Hefyd, cynhaliwyd cyfarfodydd rheolaidd â Chomisiynwyr unigol;

· ategwyd papurau Comisiwn y Cynulliad â thaflenni briffio, a oedd ar gael cyn cyfarfodydd y Comisiwn, ac a luniwyd yn benodol i ymgysylltu â’r Aelodau ynghylch gwaith y Comisiwn;

· ychydig ddyddiau ar ôl pob cyfarfod o’r Comisiwn, cyhoeddwyd crynodeb o’r trafodaethau ar dudalen gartref yr Aelodau;

· cyhoeddwyd papurau’r Comisiwn yn ddwyieithog un wythnos ar ôl y cyfarfod a rhoddwyd linc i’r papurau mewn e-bost i’r Aelodau;

· cyflwynwyd diweddariad misol y Prif Weithredwr, a chafwyd ymateb da iddo;

· bu’r Prif Weithredwr a staff eraill yn trafod materion penodol â’r Aelodau mewn cyfarfodydd grŵp y pleidiau;

· trefnwyd sesiynau galw heibio yn y Senedd er mwyn i’r Aelodau allu cyfarfod ag aelodau staff allweddol ar ymylon y Cyfarfod Llawn. Yn bennaf, roedd hyn yn ymwneud â Chymorth Busnes i’r Aelodau a gwaith TGCh;

· sefydlwyd grŵp cyfeirio i Aelodau’r Cynulliad, er mwyn ymgynghori ar waith Rhaglen y Pedwerydd Cynulliad ac i hwyluso ymgynghori cyn gwneud penderfyniadau gyda’r Aelodau a’r grwpiau; a

· sefydlwyd grŵp cynghori ar gyfer staff cymorth, a gweithiodd hyn yn dda.

5.0    Cyfleoedd ar gyfer y Pedwerydd Cynulliad

5.1    Yn ogystal â chynnal y meysydd cyfathrebu a restrir uchod, rydym hefyd yn awgrymu’r camau canlynol i wella ymgysylltiad â’r Aelodau:

5.2    Gellid defnyddio diweddariad misol y Prif Weithredwr i gyfeirio’r Aelodau at ymgynghoriadau sydd i ddod, i annog ymgysylltiad o’r cychwyn cyntaf. Hefyd, efallai bydd cyfleoedd i wahodd uwch-swyddogion i fynychu cyfarfodydd grŵp y pleidiau o bryd i’w gilydd, i drafod materion penodol. Yn amodol ar farn y Comisiynwyr, gallai hyn ddechrau cyn toriad yr haf, fel y gellir esbonio rôl y Comisiwn—i’r Aelodau newydd yn arbennig.

5.3    Mae gan Bennaeth Cyswllt â’r Aelodau a Datblygiad Proffesiynol rôl ganolog o ran ymgysylltu â’r Aelodau ar waith y Comisiwn a bydd yn bwrw ymlaen â’r cynlluniau canlynol fel rhan o’i dyletswyddau:

· ailsefydlu Grŵp Cyfeirio Aelodau’r Cynulliad, a oedd yn darparu gwybodaeth werthfawr am wasanaethau corfforaethol yn y cyfnod cyn etholiadau’r Pedwerydd Cynulliad. Byddai defnyddio’r Grŵp Cyfeirio fel mecanwaith ar gyfer ymgynghori yn caniatáu i’r Comisiynwyr wneud penderfyniadau a chael canlyniadau ymgynghoriadau. Bydd angen i ni sicrhau bod y broses hon yn un penodol, a bydd angen i gyfranogiad fod yn hyblyg er mwyn cynnwys diddordebau arbennig sydd gan yr Aelodau;

· cymryd rôl ragweithiol er mwyn manteisio ar y dull bartneriaeth a ddatblygwyd gyda Rheolwyr y Grwpiau drwy Grŵp Cynghori Staff Cymorth yr Aelodau, a gwneud trefniadau er mwyn i hyn barhau;

· defnyddio tudalennau’r Aelodau ar y fewnrwyd yn llawn i gyfathrebu gwaith y Comisiwn; a

· chyfathrebu ac egluro penderfyniadau a wneir gan Gomisiwn y Cynulliad pan fydd hi’n cwrdd ag Aelodau unigol neu grŵpiau o Aelodau.

5.4    Gallai’r ysgrifenyddiaeth barhau i roi gwybod i’r Aelodau fod papurau’r Comisiwn wedi cael eu cyhoeddi, ond gellid gwneud hyn drwy ddefnyddio e-bost y Llywydd, a fyddai’n codi statws y cyfathrebu. Er mwyn sicrhau bod yr holl Aelodau’n cael y daflen friffio ar yr un pryd cyn cyfarfodydd y Comisiwn, gallai’r ysgrifenyddiaeth hefyd roi’r rhain yn uniongyrchol i’r Aelodau, neu gyhoeddi’r briffiau ar fewnrwyd yr Aelodau, ar ran y Comisiynwyr.